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Reisekosten
I. Steuerrecht: 1. Begriff: Aufwendungen für Geschäftsreisen oder Geschäftsgänge (lt. Einkommensteuerrecht) bzw. für Dienstreisen oder Dienstgänge (lt. Lohnsteuerrecht); der Begriff des Dienstgangs ist ab 1. 1. 1996 weggefallen und in den Dienstreisen aufgegangen. a) Eine Geschäftsreise von selbständigen Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten, selbständig Tätigen bzw. eine Dienstreise von Arbeitnehmern liegt vor, wenn der Steuerpflichtige aus betrieblichen oder beruflichen bzw. dienstlichen Gründen in einer Entfernung von mindestens 20 km von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit vorübergehend tätig wird. b) Ein Geschäftsgang liegt vor, wenn der Steuerpflichtige aus betrieblichen oder beruflichen Gründen außerhalb der regelmäßigen Betriebsstätte der Berufsausübung und seiner Wohnung tätig wird und die Voraussetzungen einer Geschäftsreise nicht erfüllt sind. c) Zu den Reisekosten gehören: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Unterbringungskosten und Nebenkosten, z. B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon, Telegramme, Porto, Garage, Parkplatzgebühren, öffentliche Verkehrsmittel oder Pkw am Reiseort. - 2. Reisekosten bei Geschäftsreisen und Geschäftsgängen sind, wenn diese durch den Betrieb veranlaßt sind, Betriebsausgaben. Reisekosten bei Dienstreisen und Dienstgängen sind, soweit sie durch den Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden, als Werbungskosten bei der Einkommenssteuer abzugsfähig. Ist eine Trennung vom privaten Reiseaufwand nicht möglich, so gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abzugsfähigen Kosten der Lebensführung. - 3. Als Reisekosten abzugsfähig sind: a) I. d. Reisekosten nur die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen oder zumindest glaubhaft gemachten Aufwendungen. Bei Mehraufwendungen für Verpflegung ist die Abzugsfähigkeit für Geschäfts- und Dienstreisen im Inland jedoch auf maximal 64 DM pro Reisetag beschränkt. b) Anstelle der tatsächlichen, nachgewiesenen Aufwendungen können Pauschbeträge geltend gemacht werden: (1) Für Verpflegungsmehraufwendungen die aus der Tabelle ersichtlichen, nach der Abwesenheitsdauer gestaffelten Sätze.
(2) Die Erstattung der Übernachtungskosten bei Dienstreisen eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit keine höheren Beiträge erstattet werden, als als Werbekosten abziehbar wären. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 39 DM steuerfrei zahlen, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Gründen unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Für Übernachtungskosten anläßlich einer Geschäftsreise werden außer bei Auslandsreisen keine Pauschbeträge gewährt. (3) Für Fahrtkosten bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs: je gefahrenen km bei einem Pkw 52 Pf., beim Motorrad/Motorroller 23 Pf. und Fahrrad mit Motor 14 Pf., ohne Motor 7 Pf. - 4. Aufwendungen für Unterbringung und Mehraufwendungen für Verpflegung bei Auslandsreisen (vgl. dort).
II. Kostenrechnung: Reisekosten werden überwiegend den Verwaltungs- und Vertriebskostenstellen zugerechnet; sie können aber auch für andere Kostenstellen (Einkauf, Betrieb) anfallen. I. d. Reisekosten werden sie direkt anhand der Reiseabrechnungen verteilt; auftragsweise Verrechnung als Sonderkosten ist möglich. - Für Vertreterkosten besondere Kostenart des Vertriebsbereichs.
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