Kontrolle

I. Charakterisierung: 1. Begriff: Durchführung eines Vergleichs zwischen geplanten und realisierten Größen sowie die Analyse der Abweichungsursachen, nicht aber die Beseitigung der festgestellten Mängel. Kontrolle ist eine Form der Überwachung, durchgeführt von direkt oder indirekt in den Realisationsprozeß einbezogenen Personen oder Personengesamtheiten. - Abgrenzung: a) Zum Controlling: Controlling umfaßt auch die Mängelbeseitigung. b) Zur internen Revision: V. a. dadurch, daß Kontrolle ein ständiger Vorgang ist, der laufende Prozesse möglichst lückenlos überwacht und meist von (vorgesetzten) Mitarbeitern des gleichen Unternehmens durchgeführt wird. c) Zur Prüfung: Der Überwachungsträger ist in den Prozeß der Kontrolle einbezogen (Prozeßabhängigkeit). - 2. Entscheidungsprozeß-Phase: a) I. e. S.: Letzte Phase des Entscheidungsprozesses, d. h. der Prozeß der Sicherstellung, daß die Durchführung mit dem Geplanten übereinstimmt. b) I. w. S.: Alle Phasen des Entscheidungsprozesses, d. h. ein überlagernder Prozeß der Willensbildung und -durchsetzung. - 3. Grundsätzliche Zwecke: a) Kontrollinformationen können Daten für nachfolgende Planungen liefern (sachlogische Dimension); b) Kontrollinformationen können für die Mitarbeiterbeurteilung herangezogen werden (motivationale Dimension). Aus den teilweise verschiedenen und konfliktären Kontrollanforderungen dieser Dimensionen ergeben sich die besonderen Gestaltungsprobleme der Kontrolle - 4. Kontrolle ist häufig in ein ausdifferenziertes Planungs- und Kontrollsystem eingebunden. Auf diese Weise wird versucht, die Kontrolle so vollständig wie möglich durchzuführen und frühzeitig in die laufenden Prozesse einzugreifen.
II. Arten: 1. Plan-K.: Dient der Willenssicherung. Eine Kritik am Plan ist unzulässig und würde zu einer Auflösung des dahinter stehenden Commitments führen. Prämissen-K.: Überwachung und ggf. Revision der Planannahmen. Daraus entsteht das Dilemma der Kontrolle (vgl. auch dort), daß man einerseits zum Zweck der Durchsetzung am Plan festhalten und andererseits eine Planveränderung aufgrund von Lernprozessen möglich sein muß. - 2. Strategische K.: Überwachung der Realisierung von strategischen Programmen; stellt aufgrund der nur teilweise möglichen Quantifizierung von strategischen Plänen die Unternehmensführung vor besondere Probleme. Operative K.: Überwachung der operativen Programme und der entsprechenden Bereiche. - 3. Indirekte Kontrolle der strategischen Pläne und Prämissen erfolgt im Rahmen der aus den Strategien abgeleiteten operativen Pläne und Prämissen. So können die im Rahmen des üblichen operativen Kontrollprozesses gewonnenen Informationen gleichzeitig für eine Überprüfung der Strategien und ihrer Planannahmen herangezogen werden (Beispiel: Bei der Durchsprache von Preis- oder Mengenabweichungen im Rahmen einer flexiblen Plankostenrechnung können sich Hinweise ergeben, daß die Ursachen nicht bei dem Kostenstellenleiter, sondern in den unzutreffenden Planerwartungen des strategischen Programms liegen). Es können sich Konsequenzen für die weitere Aufrechterhaltung der strategischen Planannahmen ergeben. Direkte Kontrolle bezieht sich dagegen explizit auf die Überwachung strategischer oder operativer Planaussagen. Dort gibt es eine autonome K., die (laufend) kalendergesteuert oder (ad hoc) ereignisgesteuert sein kann. - 4. Verfahrens-Kontrolle überprüft, ob nach den vorgeschriebenen Richtlinien gehandelt worden ist. Ergebnis-Kontrolle bezeichnet dagegen den Vergleich der Plandaten mit den realisierten Daten. - 5. Ex-ante-K.: Es wird versucht, Soll-Wird-Abweichungen zu antizipieren. Ex-post-K.: Es wird auf Soll-Ist-Abweichungen abgestellt.
III. Einsatzgebiete: 1. Buchhaltung: a) Zweck: Sicherung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens, Schutz vor Vermögensverlusten durch unbefugte Zugriffe, z. B. in Kassen-, Wertpapier- oder Materialbestände, Falschbuchungen, Mißbrauch und Fälschung von Belegen. Die Summe aller organisatorischen Kontrollmaßnahmen wird als internes Kontrollsystem (IKS) bezeichnet. - b) Schutz gegen formelle Buchhaltungsfehler durch Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchungen (Kontierungsfehler, Doppelbuchungen, fehlende Buchungen), der Rechenoperationen (Additionen, Salden) und der Datentransportvorgänge (Übertragungsfehler, Konten-, Spalten- und Zahlenverwechslungen) durch Kontenkontrolle; manuelle oder maschinelle Testläufe z. B. bei EDV-Programmen u. ä.), soweit nicht maschinelle oder sonstige zwangsläufige Kontrollen das Auftreten von Fehlern bereits verhindern. - c) Kontrolle der materiellen Übereinstimmung buchmäßig ausgewiesener Bestände mit den tatsächlich vorhandenen erfordert die Durchführung von Inventuren (z. B. Kassenprüfung, Kassensturz). - 2. Strategisches Management: Vgl. strategische Kontrolle.

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