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internes Kontrollsystem (IKS)
1. Begriff: Teilsystem des Systems zur Überwachung einer Unternehmung, das die Gesamtheit der Mechanismen zur Kontrolle enthält. Die internen Kontrollen können den Arbeitsabläufen vor-, gleich- oder nachgeschaltet sein. - 2. Aufgaben: a) Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens vor Verlusten; b) Erstellung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen; c) Verbesserung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung von Aufzeichnungen; d) Unterstützung der innerbetrieblichen Durchsetzung der Geschäftspolitik (Unternehmenspolitik). - 3. Prinzipien: a) Funktionstrennung: Im Arbeitsablauf sollen vollziehende, buchhalterische und sonstige verwaltende Funktionen nicht in einer organisatorischen Einheit (Stelle, Abteilung) vereint sein. b) Angemessene organisatorische Regelungen: Soweit möglich und sinnvoll, sind Arbeitsabläufe zu programmieren; die Aufbauorganisation ist deutlich abzugrenzen. c) Automatik der Kontrolle: Zur Ausschaltung von Unwägbarkeiten sollte das System der betrieblichen Abläufe sich selbsttätig und zwangsläufig kontrollieren. - 4. Instrumente: Organisationsplan, Dienst- und Arbeitsanweisungen, Kontenplan einschließlich der Kontierungsrichtlinien, sämtliche der Dokumentation durchgeführter Kontrollen dienende Aufzeichnungen und Unterlagen, mechanische Kontrollein- und -vorrichtungen (z. B. Stechuhren, kodierte Geldschränke, Meß- und Rechengeräte, EDV-Anlagen zur programmierten oder maschineninstallierten Kontrolle). - 5. IKS bei Anwendung computergestützter Buchführungssysteme: In diesem Fall insbes. wichtig die Kontrolle der Anlagenbedienung (Kontrollen des Datenzugriffs, von Programmänderungen u. ä.), der Dateneingabe (Kontrolle der Vollständigkeit, Richtigkeit, Korrekturverfahren bei Fehlern etc.), der Datenverarbeitung (Kontrolle der Vollständigkeit des Verarbeitungssystemablaufs und bei Systemausfällen, maschinell erzeugter Buchungen u. ä.) und der Datenausgabe (Kontrolle der Richtigkeit, Vollständigkeit, des Zugriffs und der Sicherungsmaßnahmen). Nach Möglichkeit sind solche organisatorischen Regelungen und Verfahren einzusetzen, die maschinelle, fehlerverhindernde, zwangsläufige Kontrollen zur Folge haben. - 6. Bezug zur externen Jahresabschlußprüfung: Im Rahmen der Abschlußprüfung durch unternehmungsexterne Prüfer kann die Überprüfung der Funktionsfähigkeit des IKS als Form der indirekten Prüfung durchgeführt werden; im wesentlichen Konzentration auf das System der Buchführung. Die Prüfung des IKS kann wichtige Hinweise liefern, ob die Unternehmung ihre Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge vollständig, systematisch und rechnerisch richtig erfaßt; Hauptanwendungsbereiche sind bei der Jahresabschlußprüfung der Wareneingangsverkehr einschl. des innerbetrieblichen Materialflusses, der Lohn- und Gehaltsverkehr und der Finanzverkehr.
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