Bürokommunikation

I. Begriff: 1. Bürokommunikation i. e. S.: Kommunikationsvorgänge (Kommunikation) im Bürobereich. - 2. Bürokommunikation i. w. S.: Ende der 70er Jahre entstandenes Forschungsgebiet, das sich mit der effizienteren Gestaltung der Büroarbeit durch Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechniken beschäftigt. Im folgenden wird die Bürokommunikation i. w. S. zugrunde gelegt. - 3. Kommunikation: Der technische Fortschritt, die Verfügbarkeit neuer Kommunikationsmedien sowie Forschungsergebnisse über Bürorationalisierung rückten den Kommunikationsaspekt in den Vordergrund des Interesses. a) In verschiedenen Untersuchungen wurde deutlich, daß der überwiegende Teil der Büroarbeit (etwa zwei Drittel) mit Kommunikation verbunden ist; Büroarbeit umfaßt von Natur aus hauptsächlich den Austausch und die Bearbeitung von Informationen. - b) Das Nutzungspotential der neuen Kommunikationsmedien kann nur dann in die Praxis umgesetzt werden, wenn Arbeitsorganisation und informationstechnische Infrastruktur richtig gestaltet werden, d. h. wenn Aufgabentyp und Ausstattungskonzept in der Büroorganisation aufeinander abgestimmt sind. Die Neugestaltung der Kommunikationsorganisation, d. h. die Festlegung der inner- und außerbetrieblichen Kommunikationsstrukturen, und die technische Unterstützung der Kommunikationsvorgänge bedingen sich gegenseitig; beide zusammen müssen den Ausgangspunkt für die Neustrukturierung der Büroorganisation bilden. - 4. Büroautomation (office automation): Die ursprünglich für das Forschungsgebiet verwendete Bezeichnung "Büroautomation", die sich in erster Linie auf die Informationsbearbeitung und Informationsverwaltung bezieht, tritt deshalb gegenüber dem Kommunikationsaspekt mehr und mehr in den Hintergrund, zumal die Bearbeitung und Verwaltung von Informationen und der Informationsaustausch auf technischer Ebene integriert werden können; d. h. man versucht, alle Bürotätigkeiten durch ein umfassendes (Bürokommunikations-)System elektronisch zu unterstützen.
II. Bedeutung: 1. Bis vor wenigen Jahren wurde der Bürobereich bei Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung und zur Verbesserung der Effizienz kaum berücksichtigt. - 2. Mit der Technisierung, Automatisierung und rationelleren Organisation der materiellen Leistungsprozesse eines Betriebs wuchsen die Anforderungen an planerische, dispositive und administrative Tätigkeiten. Die Beschäftigungsentwicklung im Bürobereich weist deshalb ein weit überdurchschnittliches Wachstum auf; inzwischen sind mehr Personen mit Büroarbeiten als mit Produktionstätigkeiten i. e. S. beschäftigt. - 3. Nicht zuletzt aufgrund ungünstigerer Konjunkturlagen wuchs die Erkenntnis, daß für den Fortbestand eines Unternehmens Produktivitätsfortschritte im Büro, insbes. durch Verbesserung des Informationsflusses und der Informationsqualität, und eine Verringerung des Beschäftigungswachstums lebenswichtig werden können.
III. Problemkreise der B.: 1. Kommunikationsorganisation/-technik und Büroorganisation: Die Abstimmung der Kommunikationsorganisation, -technik und Büroorganisation für einen konkreten Betrieb ist das zentrale Problem der Bürokommunikation - Voraussetzungen zur Lösung dieser komplexen Aufgaben u. a.: (1) Bestimmung des Nutzungspotentials für die einzelnen Kommunikationsmedien; (2) Bestimmung der Anforderungen, die bestimmte Büroaufgaben an die Kommunikation stellen; (3) Klärung der Interdependenzen zwischen Kommunikationsorganisation/-technik und Kommunikations-/Büroorganisation; (4) Entwicklung von Kommunikationsmodellen zur Darstellung einer Kommunikationsorganisation; (5) Entwicklung von Methoden zur Analyse der Aufgaben in einem Büro; (6) Entwicklung von Methoden zur Bestimmung der Schwachstellen einer Kommunikationsorganisation. - 2. Wirtschaftlichkeit der Kommunikation: Untersuchung, worin "Wirtschaftlichkeit" bei der Kommunikation zum Ausdruck kommt, wie Wirtschaftlichkeitsrechnungen (speziell Kosten-/Nutzenanalysen) durchgeführt und wie ihre Ergebnisse bewertet werden können. - 3. Benutzerseite: Untersuchung, (1) welche Faktoren die Akzeptanz der Benutzer beeinflussen, (2) wie die Einführungsproblematik gelöst werden kann, (3) welche Anforderungen an die Hardware- und Software-Ergonomie zu stellen sind, (4) ob (und, wenn ja, welche) Vorkenntnisse, Bildungsvoraussetzungen etc. zur effizienten Nutzung der Kommunikationsmedien wünschenswert bzw. erforderlich sind und (5) wie die soziale Situation durch den Einsatz von B.-Systemen verändert wird. - 4. Datenschutz und -sicherheit: In diesem Bereich werden die spezielle Problematik des Datenschutzes und der Datensicherheit beim Einsatz von B.-Systemen sowie die juristischen, technischen und organisatorischen Lösungsmöglichkeiten untersucht.
IV. Kommunikationsmedien: 1. Wichtige Dienste (vgl. auch Kommunikationsdienst) zur Unterstützung der Bürokommunikation sind u. a.: T-Online, Mailbox-System, Telefax, Fernschreiben, Teletex, Telekonferenzsysteme. - 2. Netze und Netztechnologien für B.-Systeme: DATEX-L, DATEX-P, ISDN, lokales Netz.

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