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Bestellvorgang

Gesamtheit aller Tätigkeiten der Verarbeitung von Erkenntnissen aus der Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik sowie der rechtlichen Absicherung der Besitzübertragung und der organisatorischen Abwicklung dieser Tätigkeiten. Der Bestellvorgang setzt sich aus mehreren Phasen zusammen. Durch die Bedarfsmeldung wird dem Einkäufer die innerbetriebliche Nachfrage übermittelt. Die Einholung verschiedener Angebote erfolgt durch Anfragen. Im Rahmen der Angebotsbearbeitung werden die Angebote auf Übereinstimmung mit internen Anforderungskriterien (z. Bestellvorgang Qualität, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) geprüft, nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis untersucht und miteinander verglichen. Vergabeverhandlungen dienen der Beseitigung von Schwachstellen in den einzelnen Angeboten und bereiten die Bestellentscheidung vor. Die schriftliche Ausführung der Bestellung ermöglicht eine zweifelsfreie, sichere und rechtlich nachweisbare Bestellübermittlung und kann gleichzeitig zur innerbetrieblichen Dokumentation der Bestellung (z. Bestellvorgang für andere von der Bestellung betroffene Abteilungen oder bei Nachfragen) verwendet werden. Übersendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung, ist schließlich der Inhalt dieser Bestätigung mit der Bestellung zu vergleichen, um die inhaltlich richtige Auftragsannahme zu kontrollieren.

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