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Instandhaltungskosten

1. Begriff: Kosten zur Erhaltung der Betriebsanlage in einsatzfähigem Zustand. - Entsprechend dem Instandhaltungsbegriff nach DIN-Norm 31 051 Kosten für Wartungs- (Wartungskosten), Inspektions- (Inspektionskosten) und Instandsetzungsmaßnahmen (Instandsetzungskosten) bzw. nach dem Ziel der einzelnen Maßnahmenarten differenziert Kosten für anlagenbezogene Verschleißbeobachtung, Verschleißhemmung und Verschleißbeseitigung. - 2. Arten: a) Fremd-I.: Für von Unternehmensexternen erbrachte Instandhaltungsmaßnahmen. b) Eigen-I.: In Instandhaltungkostenstellen anfallende Kosten. - 3. Kostenrechnerische Erfassung und Verrechnung: Fremd-Instandhaltungskosten werden als primäre Kostenart in der Kostenartenrechnung erfaßt und zumeist den die Leistungen nachfragenden Kostenstellen direkt zugeordnet. Eigen-Instandhaltungskosten werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung instandhaltungsauftragsweise oder per Umlagen weiterverrechnet. Kosten für werterhöhende Instandsetzungsmaßnahmen sind zu aktivieren und als Abschreibungen periodenweise weiterzuverrechnen. - 4. Steuerliche, handelsrechtliche Behandlung/Bilanzierung: (Laufende) Instandhaltungskosten sind i. d. R. als Erhaltungsaufwand zu qualifizieren und damit als Aufwand bzw. Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umfangreiche Instandsetzungskosten (Großreparaturen) sind dagegen i. d. R. als Herstellungsaufwand zu aktivieren. - Handelsrechtlich besteht Pflicht zur Bildung einer Rückstellung für im Geschäftsjahr unterlassene I., wenn sie innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden (ebenso steuerlich); bei Nachholung innerhalb von vier bis zwölf Monaten besteht ein Rückstellungswahlrecht (steuerlich: Passivierungsverbot), ebenso für vorhersehbare, aber erst später planmäßig durchzuführende, steuerlich als Erhaltungsaufwand zu behandelnde Großreparaturen (§ 249 I und II HGB).

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